Guía para la gestión del patrimonio documental en hermandades y cofradías

Esta Guía tiene su origen en las necesidades de gestión documental y archivo que de sus documentos tienen las hermandades y cofradías y que, en su momento, fueron detectadas en el archivo del Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico (IAPH) a través de la colaboración de su personal técnico con estas instituciones en el ámbito más cercano. La demanda de asesoría e información que llegaba al archivo relacionada con diversos aspectos de la gestión de documentos y que iba más allá de las tareas relacionadas con el mantenimiento y enriquecimiento de la documentación histórica llevaron a valorar la posibilidad de cambiar la forma de abordar la configuración del legado documental de estas entidades hacia formas de gestión más modernas y eficaces, poniendo el foco de atención en la producción documental, el origen de los documentos y la gestión administrativa. Así pues, esta Guía tiene como finalidad principal servir de herramienta para la gestión del patrimonio documental de las hermandades y cofradías, entendido como un conjunto dinámico de documentos no solo heredados, sino también en constante producción y uso. Se pretende que, con ella, dichas instituciones puedan diagnosticar su situación en cuanto a la documentación y plantearse cuáles son sus necesidades de gestión documental y archivo y cómo se pueden abordar, estableciendo prioridades y recursos, tanto económicos, como temporales o profesionales. Con la producción de esta Guía, en línea con otras iniciativas que desde hace décadas el Instituto viene fomentando, contribuimos a abrir a la sociedad el conocimiento adquirido en la gestión de archivos y en su preservación material. Una experiencia que parte de sus especializadas capacidades técnicas, pero que también se va construyendo en base a las necesidades de respuesta que la propia sociedad y sus instituciones, de manera especial las del ámbito de las hermandades y cofradías, nos han ido planteando.